Wydawnictwo Podatkowe
środa, 8 maja 2024 r.
Serwis Budżetowy
Dla jednostek sektora finansów publicznych
(źródło: artykuły redakcyjne Wydawnictwa Podatkowego GOFIN)
Ostatnia aktualizacja: 08.05.2024 r., godz. 16:00 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 5.631 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Uwaga: Do 17 maja 2024 r. czas na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych wymagań •
 Powrót

Dokumentacja pracownicza po zmianach

Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 z dnia 10.02.2019
pokaż fragmenty artykułów
I.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

1.

Nowe zasady i regulacje przejściowe

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) może być gromadzona i przechowywana w formie papierowej (...)
str. 2
2.

Reguły dotyczące akt osobowych

Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych (...)
str. 4
3.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowadzona tak jak przed tym dniem, tj. odrębnie dla każdego pracownika. (...)
str. 7
4.

Pozostałe ewidencje, rejestry i wykazy

Rozporządzenie z 2018 r. nie nakazuje prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i (...)
str. 8
II.

Formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji

1.

Zasady ogólne dotyczące formy dokumentacji

Pracodawca może od początku 2019 r. prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo elektronicznej. Dokonanie wyboru jednej z nich nie wywołuje żadnych negatywnych (...)
str. 9
2.

Zmiana formy dokumentacji

str. 9
2.1.

Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków

Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną to konieczność przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu znajdującego się w dokumentacji każdego pracownika. W art. 948 § (...)
str. 9
2.2.

Podpisanie i opieczętowanie dokumentów

Do utworzenia wersji cyfrowej i papierowej dokumentacji pracowniczej niezbędne jest popisanie wszystkich dokumentów wchodzących w jej skład. W tym pierwszym przypadku pracodawca albo osoba przez (...)
str. 10
2.3.

Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Z decyzją o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wiążą się obowiązki informacyjne. Zgodnie z art. 949 § 1-2 K.p., pracodawca musi poinformować pracowników, (...)
str. 11
2.4.

Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie

Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi (...)
str. 12
3.

Reguły przechowywania dokumentacji

str. 13
3.1.

Szczególne warunki dotyczące dokumentacji papierowej

Według zmodyfikowanego art. 94 pkt 9b K.p. oraz uzasadnienia do ustawy zmieniającej, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób, który zapewni: poufność - dostęp (...)
str. 13
3.2.

Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej

E-dokumentacja ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który, zgodnie z § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r., powinien zapewnić: zabezpieczenie (...)
str. 14
3.3.

Przenoszenie e-dokumentacji między systemami

W razie konieczności przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego, pracodawca będzie musiał utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator (...)
str. 14
III.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

1.

Zasady ustalania okresów archiwizacji

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi od 1 stycznia 2019 r. okres trwania stosunku pracy oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w (...)
str. 15
2.

Zasady niszczenia dokumentacji

Po upływie podstawowych i przedłużonych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie mógł ją zniszczyć, jeśli były pracownik nie odbierze jej w terminie wskazanym w zawiadomieniu. (...)
str. 17
IV.

Obowiązki i prawa związane z dokumentacją

1.

Kontynuacja prowadzenia dokumentacji w razie ponownego zatrudnienia

Jeśli pracodawca nawiąże ponownie stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, nie będzie miał obowiązku zakładania nowej dokumentacji (...)
str. 17
2.

Informacja dołączana do świadectwa pracy

Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r. wiąże się dla pracodawcy z nowym obowiązkiem informacyjnym, określonym w art. 946 (...)
str. 17
3.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji

Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. jest wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 9412 K.p.). Jego realizacja następuje na wniosek złożony w (...)
str. 18
4.

Postać przekazywania dokumentów

Po 1 stycznia 2019 r. pracodawca może wysyłać i otrzymywać niektóre dokumenty w postaci papierowej albo elektronicznej. Chodzi o: wniosek pracownika o wydanie kopii części (...)
str. 19
V.

Odpowiedzialność pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w sposób w jaki określają to przepisy prawa, a jeśli jej nie (...)
VI.

Załączniki

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.